УТВЪРЖДАВАМ: ………………. г.

 

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

 

Чл.1  Настоящите правила за организация на административното обслужване в Община Гълъбово служат за регулиране взаимодействието на звената при осъществяване на административното обслужване и последователността на извършваните от тях и в тях действия.

        Чл.2. Административното обслужване в Община Гълъбово се осъществява при спазване на принципите, установени в Закона за администрацията, Административно процесуалния кодекс (АПК), Наредба за административно обслужване, Закона за електронното управление, Закона за електронния документ и електронния подпис, както и Хартата на клиента на Община Гълъбово.  

         Чл.3. /1/"Административно обслужване" е всяка дейност по извършване на административни услуги от структурите на Община Гълъбово.

        /2/ "Комплексно административно обслужване" /КАО/ е това обслужване, при което административната услуга се извършва от структурите на Община Гълъбово, от лица осъществяващи публични функции, или от организации, предоставящи обществени услуги, без да е необходимо заявителят да предоставя информация или доказателствени средства, за които са налице данни, събирани или създавани от извършващия административната услуга първичен администратор на данни, независимо дали тези данни се поддържат в електронна форма или на хартиен носител.

      /3/ "Административна услуга" е:

1. Издаване на индивидуални административни актове, с които се удостоверяват факти с правно значение;

2. Издаване на индивидуални административни актове, с които се признава или отрича съществуването на права или задължения;

3.  Извършване на други административни действия, които представляват законен интерес за физическо или юридическо лице;

4.  Консултациите, представляващи законен интерес за физическо или юридическо лице относно административно правен режим, които се дават по силата на нормативен акт или които са свързани с издаване на административен акт или с извършване на друга административна услуга;

5. Експертизите, представляващи законен интерес за физическо или юридическо лице, когато нормативен акт предвижда тяхното извършване като задължения на администрацията на държавен орган или от овластена организация. 

        Чл. 4 Във връзка с подобряване на административното обслужване секретарят на общината организира обучения на служителите от звеното за административно обслужване, като задължително се включва и специализирано обучение за работа с хора с увреждания, както и обучение за комуникация с потребителите.

 

ІІ. ОРГАНИЗАЦИЯ НА АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

 

Чл.5. /1/Административното обслужване в Община Гълъбово се осъществява чрез:

      1. Центърът за административно обслужване (ЦАО) обозначен с указателни табели в сградата на Общината на адрес бул. „Република” №48.  

      2.Портал за електронни административни услуги на общината, намиращ се на адрес www.galabovo.org

        /2/Административното обслужване в Община Гълъбово се осъществява с непосредственото сътрудничество между отделните звена в Общината и съответните институции и организации.  

        Чл.6. Община Гълъбово задължително използва логото и слогана на държавната администрация при:

1. Изготвяне на информационни и промоционални материали;

2. Изготвяне на указателни табели на входовете на сградите, на кутиите за мнения и коментари, на информационни табла, на интернет страницата. 

         Чл.7. Всички принципи и стандарти по отношение на административното обслужване, информационните и комуникационните канали са описани и оповестени чрез интернет портала на Община Гълъбово и на информационните табла. 

        Чл.8. /1/ Работното време за работа с клиенти в Центъра за административно обслужване е от 9.00 ч. до 17.30 часа.

      /2/ Служителите ползват 30 минутна почивка по разработен график, в периода от 12,30 ч. до 13,00 ч., както и почивка от 10,00 ч до 10,15 ч и от 15,00 ч до 15,15 ч., така че да се осигури непрекъсваем режим на работа с потребителите.

     /3/ Сайтът www.galabovo.org  работи без прекъсване – 24 часа, 7 дни седмично.

  

ІІІ. ПРЕДОСТАВЯНЕ НА ИНФОРМАЦИЯ ВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

 

        Чл. 9. /1/ Центърът за административно обслужване осигурява информация за реда, организацията и видовете услуги извършвани от администрацията на Община Гълъбово.

       /2/ Информацията за административното обслужване следва да бъде:

1. Ясна, точна, достоверна, общоразбираема, систематизирана и пълна;

2. Достъпна за всички потребители, включително и за хора с увреждания;

3. Без абревиатури, съкращения и препратки. 

       Чл.10. /1/ Информация за предоставяните от Община Гълъбово услуги може да бъде получена от:

1. Местата, посочени в чл. 5, ал.1 от настоящите Правила;

2. Центърът за административно обслужване (ЦАО): деловодство 0418/68906, 

3. Информационните табла в Центъра за административно обслужване и кметствата на територията на Община Гълъбово.

       /2/ За преглед на информация чрез разглеждане на оригинали или копия по Закона за достъп до обществена информация е определено помещение в Центъра за административно обслужване   – партерен етаж на сградата на Община Гълъбово.

       /3/ Образци на заявления/искания за предоставяне на административни услуги са на разположение:

1. В Центъра за административно обслужване и при дежурни служители от отдел “Местни данъци и такси”, в сградата на Общината на адрес: град Гълъбово, бул. „Република” №48;

2. На интернет адрес: www.galabovo.org  с възможност за изтегляне. 

       Чл.11./1/ Информацията за административното обслужване се актуализира в съответния законоустановен срок от влизане в сила на промените в нормативните актове, по предложение на съответните служители или директори на дирекции, след съгласуване с Директор на дирекция „АПО и Финанси”;

      /2/ Наименованията на административните услуги във всички информационни материали, както и във всички електронни бази данни са в съответствие с Регистъра на услугите.

      /3/ Организацията по актуализацията и подготовката на информацията е задължение на служителите от структурните звена на общинска администрация, съгласувана и одобрена от ръководителите им. Същата на хартиен или електронен носител се предоставя за актуализация във всички информационни средства – брошури, диплянки, информационни табла, интернет - страницата на общината.

  

ІV. СЛУЖЕБНО НАЧАЛО

 

        Чл.12. Община Гълъбово служебно осигурява всички издавани от нея документи, необходими за предоставяна от общинската администрация административна услуга.

        Чл.13. /1/. Община Гълъбово осигурява по служебен път документи, необходими на потребителя на административна услуга от други администрации, освен в случаите на обективна невъзможност.

       /2/ В качеството си първичен администратор на данни Община Гълъбово изпраща служебно и безплатно събраните данни на заявилите желание да ги получат останали административни органи /АО/, лица осъществяващи публични функции /ЛОПФ/ и организации предоставящи обществени услуги /ОПОУ/.

        Чл.14. Когато закон предвижда, Община Гълъбово служебно събира информация, документи и данни от други администрации.

        Чл.15. /1/ Община Гълъбово извършва комплексно административно обслужване при техническа възможност за това със съдействието на съответните институции и организации, когато това не противоречи на законодателството на Република България.

       /2/ Когато в изпълнение на административната услуга са ангажирани две или повече структурни звена в общинската администрация, заявителят подава едно искане в Центъра за административно обслужване, а организацията по финализиране на услугата става по служебен ред.

      /3/ Когато в изпълнение на административната услуга са ангажирани две или повече административни структури, клиентът може да подаде заявление за образуване на производство по процедура за комплексно административно обслужване в Община Гълъбово. Взаимодействието с другите административни органи се осъществява по реда на Наредбата за административното обслужване.

      /4/ Комплексното административно обслужване се осъществява чрез координация на отговорностите и задълженията на служителите работещи в Центъра за административно обслужване и служителите от съответната дирекция или отдел, отговорни за изпълнение на съответната услуга. Непосредствена отговорност за изпълнение на услугата носи служителя, до който е резолирана преписката.

       /5/ Служителите не могат да изискват предоставяне на информация или документи, които са налични в Община Гълъбово, а ги осигуряват служебно за нуждите на съответното производство, когато същото се развива в рамките на заявена комплексна услуга.

       /6/ Формата на заявленията/исканията, редът и сроковете за отстраняване недостатъците в тях, препращането им на компетентен орган, сроковете за извършване на административни услуги, както и другите въпроси, свързани с издаването на актове във връзка с административното обслужване, са в съответствие с глава пета – „Издаване на административни актове”, раздел І – „Индивидуални административни актове” от АПК.

       /7/ Исканията за комплексно административно обслужване и приложенията към тях до административния орган могат да се подават чрез лицензиран пощенски оператор, факс или лично от подателя на адреса на общинска администрация.

       /8/ Индивидуалният административен акт може да бъде получен на мястото, където е заявен или на посочен точен адрес, в случай, че е заявено получаване чрез лицензиран пощенски оператор

        /9/ При заявено получаване чрез лицензиран пощенски оператор индивидуалният административен акт се изпраща:

1. Като вътрешна препоръчана пощенска пратка или като вътрешна куриерска пратка за сметка на заявителя (получателя); цената за пощенската услуга се заплаща от заявителя при доставяне на пратката;

2. С международна препоръчана пощенска пратка - след предплащане на цената за пощенските услуги от заявителя към съответния орган; цената за пощенската услуга се заплаща от административния/компетентния орган на лицензирания пощенски оператор при подаване на пратката;

3. По друг начин, който дава гаранция за доставянето на пратката на заявителя.

         Чл.16. Цените и сроковете за извършване на комплексни административни услуги се определят в „Наредбата за определянето и администрирането на местните такси и цени на услуги на територията на Община Гълъбово”.

 

V. ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ КЪМ РЪКОВОДИТЕЛИТЕ И СЛУЖИТЕЛИТЕ ВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

 

         Чл.17. /1/ За навременното и пълно обезпечаване с информация, служителите в звеното за административно обслужване, ръководителите и служителите в структурните звена в Община Гълъбово се задължават:

    - Да подпомагат служителите от Центъра за административно обслужване с разяснения, консултации и препоръки за срочното и качествено обслужване на потребителите;

       /2/ Служителите в ЦАО и служителите от отдел „Местни данъци и такси” в Центъра за административно обслужване могат да изискват предоставяне на информация и/или документи от специалисти от дирекциите, с цел организиране на правилното протичане на административните процеси.

       Чл.18. /1/ Служителите от местата по чл. 5, ал. 1 от настоящите Правила, приемат документи във връзка с изпълнение на административни услуги и предават изготвените документи за физически и юридически лица, организации и други институции.

    

 

       /2/ Центърът за административно обслужване:

1. Предоставя равноправно отношение към всички потребители;

2. Предоставя информация за административните услуги на достъпен и разбираем език;

3. Отговаря на запитвания от общ характер и насочва въпросите по компетентност до звената в администрацията;

4. Разяснява изискванията, на които трябва да отговаря заявлението или искането за осъществяването на административната услуга по установения ред;

5. Приема и регистрира заявления или искания за административни услуги в офиса на Центъра за административно обслужване.

6. Осъществява връзката с останалите звена от администрацията по повод извършваната административна услуга;

7. Издава финансови документи за извършени плащания на такси за административни услуги и местни данъци;

8. Предоставя изготвените от общинската администрация документи;

     /3/ Служителите, определени с резолюция за изпълнение на конкретна дейност по конкретна административна услуга са длъжни:

1. Да обработват материалите веднага след получаването им и да предадат резултата в нормативно, респективно по определения с резолюция срок;

2. След предоставяне на услугата или издаването на мотивиран отказ за предоставяне да съхраняват преписките до предаването им за архивиране.

3. Да връщат незабавно в Центъра за административно обслужване /деловодството/ погрешно адресирани или предадени им за изпълнение без резолюция преписки;

4. Да насочват по компетентност преписки /документи към съответните длъжностни лица.

5. Да информират прекия си ръководител, респективно ползвателя на услугата – писмено, за причините, налагащи удължаване на срока;

6. При отсъствие (отпуск, болнични, командировка) и напускане да предадат работните документи на свой заместник, определен от ръководителя, който следва да продължи работата и спази установените срокове;

7. При напускане на длъжността да предадат с протокол всички документи на прекия си ръководител;

8. Да предават изходящите документи за експедиция в Центъра за административно обслужване /деловодството/ с:

- Точен адрес (пощенски код, област, община, населено място, улица, номер, трите имена на получателя/ наименование на учреждението);

- С входящия номер на преписката, на която се отговаря.  

         Чл.19. Ръководителите на структурни звена са длъжни:

1. Да контролират движението на документите; да вземат съответни мерки при всеки отделен случай на не приключени в срок преписки от страна на подчинените им звена и служители;

2. Да организират дежурства в Центъра за административно обслужване на специалисти от съответните структурни звена, които да дават компетентни консултации при обявяване на преписки, конкурси, търгове и др.

3. Да определят заместник по изпълнение на задълженията на служител, който отсъства, независимо от причината за отсъствието, както и на онези, които напускат длъжността;

4. При напускане на длъжността да изискват от служителя предаване с протокол на служебната документация; 

        Чл.20. След като се заведат и регистрират, документите се предават по предназначение в деня на тяхното получаване.

         Чл.21./1/ Кметът, заместник-кметовете и секретарят на общината преглеждат служебните преписки, насочени към тях и ги резолират в деня на получаването, като ги насочват до съответните директори на дирекции и служители в общинската администрация.  

         /2/ Ръководителите на дирекции и/или отдели възлагат с резолюция изработването на служебните преписки на подчинените им служители.

        /3/ Отчитането на изпълнените задачи се извършва от служителя, на който е възложена задачата.

        /4/ Всяка резолюция е свързана с конкретен документ и трябва да определя изпълнителя, задачата и срока за изпълнение, дата на резолиране и подпис на резолиращия. 

         Чл.22. /1/Движението на документите в общината се извършва с помощта на резолюции.

       /2/ Служителите, до които се отнася резолюцията са длъжни точно и в срок да изпълнят възложената задача.

        /3/ Когато една задача е невъзможно да бъде изпълнена по обективни причини служителят:

        а. С бележка по изпълнение регистрира фактическото състояние

        б. С резолюция информира компетентния по случая служител.

        /4/ Когато с резолюция са определени повече от един изпълнители, отговорността за изпълнението на задачата е на всички посочени в нея лица.

         Чл.23. Документите, с които е изразено волеизявлението да се извърши или да се откаже извършването на административна услуга се издават и подписват от Кмета на общината, при негово отсъствие от упълномощен Заместник-кмет, или при наличие на делегиране на права по смисъла на ЗМСМА и други специални закони от определено със заповед на кмета лице.  

        Чл.24. /1/ Изходящите и вътрешните документи се предават в Центъра за административно обслужване /деловодството/ за извеждане и полагане на печата на Общината, подписани, правилно оформени и адресирани, окомплектовани с описаните като приложения материали, в толкова екземпляри, колкото са получателите, един екземпляр за архивиране и един за преписката при отговарящия за изпълнението.

        /2/ След поставяне на подпис и печат върху документа не могат да бъдат правени бележки, допълнения или изменения.

        

VІ. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ПОТРЕБИТЕЛИТЕ НА УСЛУГИ

 

         Чл.25./1/  Община Гълъбово приема писмено и устно подадени искания за издаване на индивидуален административен акт във връзка с извършваните административни услуги, съгласно  АПК, депозирани пряко на гишетата за обслужване на клиенти, чрез лицензиран пощенски оператор, електронна поща или факс.

       /2/ Исканията, внесени устно, се приемат в рамките на времето за работа с посетители на общинската администрация и се отразяват подробно в протокол. Протоколът се подписва от заявителя и служителя в Центъра за административно обслужване, който го е съставил.

        /3/ Пред Община Гълъбово потребителите на административни услуги могат да се представляват с писмено пълномощно с нотариална заверка на подписа и от други граждани или организации.

       /4/ Писмените искания, приети от служителите в Центъра за административно обслужване се регистрират по общия ред.

        /5/ Датата на започване на производството по извършване на административната услуга е датата на постъпване на искането в Община Гълъбово.

       /6/ Подписаните с валиден електронен подпис искания за административни услуги са еквивалентни на писмени и устни искания за услуги. 

       Чл. 26. За съхранение на документи на хартиен носител, ръководителят на администрацията организира архивно хранилище съгласно изискванията на Закона за националния архивен фонд.

      Чл. 27. /1/ Документи на хартиен носител, се поддържат в състава на преписка и се придвижват физически между служителите чрез предаването им или чрез куриерска служба съобразно етапите на обработка по съответната процедура.

      /2/ Документ на хартиен носител, който няма връзка с по-нататъшното движение по преписката, се връща в деловодството, където се съхранява. 

       Чл.28. /1/ Община Гълъбово, изпълнява административните услуги в нормативно определените срокове, с възможност за осигуряване на “бързи” и “експресни” услуги, посочени в „Наредбата за определянето и администрирането на местните такси и цени на услуги на територията на Община Гълъбово”.

      /2/ Заплащането на дължимите такси и цени на услуги от клиентите се извършва съгласно „Наредбата за определянето и администрирането на местните такси и цени на услуги на територията на Община Гълъбово”, приета от Общински съвет. 

       Чл.29. При работа с клиенти служителите спазват нормативните и вътрешните стандарти на обслужване, въведени в Община Гълъбово с Хартата на клиента и Кодекса за поведение на служителите в общинска администрация.

       Чл.30. /1/ Община Гълъбово създава, поддържа и развива различни канали за обратна връзка с клиентите:

1. Кутия за сигнали, предложения, анкети и коментари;

2. Информационни табла;

3. Информационни листовки, съдържащи информация за вида, таксата и срока за предоставените услуги на общината;

4. Възможност за подаване на предложения и сигнали за корупция в общинска администрация чрез сайта на общината www.galabovo.org

       /2/ Община Гълъбово проучва и измерва удовлетвореността на потребителите регулярно с помощта на Кутия за сигнали, предложения, анкети и коментари в Центъра за административно обслужване ежегодно. 

       /3/ В резултат на получената и анализирана информация от всички канали за обратна връзка се предприемат действия за подобряване на административното обслужване. 

           

VІІ. ОРГАНИЗАЦИЯ ПО КОНТРОЛА НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО И ПО СПАЗВАНЕ НА СРОКОВЕТЕ

 

        Чл.31. Контролната дейност във връзка с извършването на административни услуги обхваща проверка за точно спазване на определените срокове и качеството на предоставяните услуги. 

       Чл.32. /1/ Контролът се осъществява от ръководителя, резолирал документа, на следните нива:

1. Кмет;

2. Заместник-кметове;

3. Секретар;

4. Директори на дирекции;

       /2/ Контрол може да се осъществява и от страна на заявителя – физически и юридически лица, посредством справка за движението на преписката им лично в Центъра за административно обслужване или чрез подаване на жалба по отношение качеството на извършваните административни услуги.

       Чл.33. /1/ Приключването на работа по изпълнение на задача се отразява в описанието й.

       /2/ Ръководителят упражнява текущ контрол по изпълнението на задачите, като следи степента на готовност на създаваните във връзка с изпълнението на задачите документи, съдържащи междинни или крайни резултати от изпълнението.

       Чл.34. /1/ Сроковете за изпълнение са определени в самия документ, с подходящия резолюция или произтичат от нормативен акт.

        /2/ Срокът за извършване на административна услуга на граждани е съобразно АПК, освен, ако в нормативен акт е установен друг срок.

       /3/ При възникване на обективни обстоятелства, възпрепятстващи изпълнението в срок, отговорният служител може да го удължи, като уведоми за това. Удължаването на срока не може да надхвърля регламентирания в АПК срок за удължаване.

         Чл.35. Всички дейности по документите, от регистрацията до предаването им за архивиране са съгласно настоящите вътрешни правила за работа на администрацията на Община Гълъбово. 

ІХ. ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

 

§ 1. Ръководителите и служителите в общинска администрация са длъжни да познават и спазват разпоредбите на настоящите правила.

§2. Контролът по спазване на клаузите във вътрешните правила за административно обслужване се осъществява от Секретаря на Община Гълъбово и Директор Дирекция „АПО и Финанси”

§3. Настоящите правила се утвърждават на основание чл.1, ал.2 от Наредбата за   административното обслужване ичл.5а, ал.1 от Закона за администрацията.

§4. Настоящите вътрешни правила влизат в сила от 11.03.2020 г.  и отменят Вътрешните правила за организация на административното обслужване в Община Гълъбово утвърдени на 13.09.2018 г.